Automatize e simplifique tarefas, melhore a eficiência da sua instituição!O que é o Wincreche?
O Wincreche é uma conceituada solução de gestão orientada, sobretudo, para as valências de infância (Berçário, Creche, Jardim, ATL, Externatos, CAT, Internatos, etc.).
A aplicação constitui uma ferramenta rápida, versátil e muito abrangente, quer ao nível da gestão financeira e administrativa quer ao nível técnico e pedagógico.
Processo do aluno
Seguro na validação de dados
Validação da introdução de NIF, Nº de Cartão de Cidadão, Nº de BI e IBAN´s, informando o utilizador caso os dados estejam errados.
Leitura de dados do Cartão de Cidadão
Com a utilização de um simples leitor de cartão de cidadão, o Wincreche permite-lhe criar e atualizar automaticamente as fichas das crianças, de familiares, ou de quaisquer outras pessoas.
Registo de históricos e documentação anexa
Registo de histórico em qualquer âmbito, podendo anexar qualquer tipo de documento, fotos e vídeos.
Pode ainda criar diversos tipos de histórico e definir os respetivos acessos. Assim, poderá ter, por exemplo, um histórico administrativo, um histórico pedagógico, um histórico confidencial, etc.
Autorização de pessoas a quem as crianças podem ser entregues
Permite registar todas as pessoas relevantes na relação com a instituição e definir aquelas a quem a criança pode ser entregue. Um formulário simplificado permite verificar rapidamente.
Pode personalizar o processo da criança de acordo com as suas necessidades
Além de um processo bastante completo da criança pode também criar os seus próprios formulários associados a este processo.
Pode criar, por exemplo, fichas de avaliação, fichas de nutrição, fichas médicas, etc.
Pode fazer registos únicos ou temporais e definir permissões de acesso para cada ficha.
Planos de desenvolvimento individual
Registo dos planos de desenvolvimento individual de cada criança ao longo do tempo e respectivos relatórios de avaliação.
Faturação
Processamento mensal rápido e eficiente
Processamento mensal automático de toda a faturação.
Pode lançar consumos/alterações mensais/descontos em valor ou percentagem para vários alunos ao mesmo tempo.
Possibilidade de fazer a simulação do processamento mensal e consultar o detalhe dos documentos que vão ser criados.
Flexibilidade na definição de planos de faturação
Pode definir planos de faturação automática completamente adaptados às regras de funcionamento do seu estabelecimento de educação. Pode, por exemplo, definir a faturação antecipada de uma ou mais mensalidades, na totalidade ou em parcelas percentuais.
Pode ter vários planos possíveis, diferentes planos atribuídos às várias crianças e também pode alterar um plano específico de qualquer criança.
Definição rápida e intuitiva dos serviços e atividades das crianças
Com simples cliques facilmente associa os serviços/atividades a uma criança ou, se preferir, as crianças ao serviço/atividade.
Se for necessário, também com simples cliques define os dias da semana em que a criança tem a atividade e/ou os meses em que vai frequentar.
Criação automática de faturas separadas conforme os serviços ou atividades
Já teve necessidade de faturar um serviço ou atividade regular mas que não queria incluir na fatura da mensalidade (por exemplo, porque não está isento de IVA e quer faturar em documento separado)? No Wincreche, basta dar essa indicação e não precisa de se preocupar mais. De cada vez que processar as faturas mensais de todas as crianças, estas são separadas de acordo com as suas indicações.
Um processo de faturação e conta corrente completo
Além da faturação e conta corrente completa de cada aluno pode definir diferentes comparticipações de familiares, tendo cada um a sua própria conta corrente.
De forma automática pode também definir para ter faturas separadas para o pai e mãe do aluno, controlando depois os pagamentos de cada um deles.
Conta corrente e documentos de fornecedores
Pode também controlar a relação com fornecedores definindo documentos e contas correntes próprias.
Recebimentos
Geração de débitos directos, referências multibanco, ibans dedicados e MB WAY
Possibilidade de gerir de forma automática as suas cobranças disponibilizando aos seus clientes qualquer destas opções de pagamento:
Pagamento de Serviços em caixas ATM ou homebanking (usando a «entidade-referência-montante»), Débito Direto, Utilização de IBAN´s dedicados e recebimentos por MB WAY.
Em qualquer destas opções, o Wincreche faz todo o processo de forma automática, desde a emissão dos documentos, envio de autorizações e ordens para o banco, receção de respostas do banco ou SIBS e interpretação dessas resposta, emitindo os respetivos recibos.
Possibilidade de integração com os sistemas da euPago e da ifthenpay para criação das referências multibanco e controlo dos respectivos recebimentos e recebimentos por MB WAY.
Controlo de documentos por liquidar
Controlo completo dos documentos que estão por liquidar.
Envie e crie cartas informando os pais e encarregados de educação dos valores e documentos que estão em atraso.
Tem situações de atraso mais prolongado? Controle e registe todo o fluxo de comunicação para que em cada momento saiba os passos que já tomou na sua resolução.
Lançamento automático de atrasos de pagamento
Definição da forma e condições para aplicação de atrasos de pagamentos e respetivo alerta.
Processe o lançamento da cobrança de atrasos de pagamento de vários alunos de uma só vez.
Emissão de recibos de donativo
Também pode emitir recibos de donativos recebidos, classificando-os legalmente de acordo com o seu tipo e podendo depois emitir os relatórios e o ficheiro informático do modelo 25.
Gestão documental
Geração automática de contratos
Pode criar e gerar automaticamente os contratos de prestação de serviço e anexá-los ao processo do aluno.
Pode criar as minutas dos contratos em Microsoft Word ou utilizando o editor semelhante incluído no próprio Wincreche.
Depois de ter as minutas criadas, com um simples clique gera o contrato e anexa-o ao processo do aluno.
Emissão automática de qualquer tipo de declaração ou relatório com dados dos processos
Pode muito facilmente criar os seus próprios modelos de declarações, cartas, relatórios ou qualquer outro tipo de documento (ou mesmo utilizar modelos que já tenha).
Com um simples clique conseguirá emitir todo o tipo de documentos de que necessite, com dados do processo do aluno, e anexá-los automaticamente ao processo do aluno.
Exportação de dados para diversos formatos
Opções de exportação de listagens para Microsoft Excel, Microsoft Word, PDF, PDF com assinatura digital.
Passagem automática dos dados de tabelas para o Microsoft Excel.
Opções de exportação de dados de alunos, outras entidades e definição de serviços e actividades.
Relatórios de toda a informação
Além das declarações e outros documentos por si definidos, existem mais de 90 relatórios organizados em várias áreas de informação (Crianças, Atividades, Contas Correntes, Faturação, etc.).
Todos podem ser exportados para Word, Excel, PDF e pode-os enviar por email com um único clique.
Se utilizar a assinatura de documentos com certificado digital pode também assinar qualquer relatório que exporte ou envie por email.
Comunicação com os pais e encarregados de educação
Envio automático de emails e SMS
Diretamente a partir do Wincreche pode enviar SMS e emails aos seus clientes e incluir documentos em anexo.
Os destinatários são selecionados numa lista e podem ser filtrados (p. ex. por Grupo, Sala, aniversariantes, Crianças com determinado serviço/ atividade, etc.).
Envio da faturação por email com certificado digital
Envio automático da faturação para os pais por email, com a possibilidade de associar à fatura um certificado digital avançado ou qualificado.
Cloud WinCreche
Com a Cloud WinCreche pode dar a possibilidade aos pais e encarregados de educação consultar a conta corrente dos seus educandos e descarregar as faturas e recibos em formato electrónico PDF.
Os pais e encarregados de educação têm também a possibilidade de efetuar pagamentos por MB Way.
WinCreche + ChildDiary
A ChildDiary é uma plataforma para educadores de infância desenvolvida desde o primeiro dia por uma educadora em contexto de sala e há mais de 4 anos em colaboração com milhares de educadores e instituições em Portugal.
A parceria entre a Desafio Informático e a ChildDiary permite-nos oferecer aos nossos clientes o melhor e mais completo software de gestão pré-escolar e a melhor plataforma digital do mercado, completamente interligados numa solução conjunta WinCreche + ChildDiary.
Na plataforma ChildDiary, os Pais têm acesso à conta corrente, estado dos pagamentos e faturas que regista no Wincreche, podendo descarregar essas faturas em PDF.
Atualizado segundo a legislação
Faturação electrónica com certificado digital
Associe ao software um certificado digital para assinar digitalmente a sua faturação e cumprir a legislação sobre a faturação electrónica. Através da nossa parceira DigitalSign, simplificamos e agilizamos todo o processo para si.
Saiba mais sobre a faturação electrónica com certificado digital.
Cumprimento do RGPD e Proteção de dados
Cumprimento dos requisitos do RGPD e possibilidade de registar e gerir de forma integrada e completa vários processos enquanto responsável pelo tratamento dos dados dos seus clientes:
- Autorização para o tratamento de dados pessoais
- Comunicação de dados pessoais dos titulares a destinatários externos
- Limitação ao tratamento de dados
- Pedido de consulta dos dados
- Pedido de portabilidade dos dados
- Pedido de retificação dos dados
Para o auxiliar nestas tarefas, para cada pedido, tem um assistente onde exibe o resumo dos artigos do RGPD relacionados e lhe apresenta o link para o artigo completo.
Comunicação de faturas à AT por WebService ou ficheiro Saft-PT
Pode escolher a forma como pretende comunicar as faturas à Autoridade Tributária: ficheiro SAFT-PT ou WebService.
A comunicação por ficheiro SAFT-PT envolve a exportação de todos os dados de faturação para um ficheiro (todos os documentos emitidos, com todo o detalhe das linhas de faturação, os dados completos de todos os clientes, a tabela completa de serviços, etc.). Este ficheiro tem depois de ser submetido no site da AT.
A comunicação por WebService é enviada diretamente do Wincreche para a AT, é bastante mais simples, mais segura e comunica apenas a informação essencial do documento de faturação: número, série, data, NIF do cliente, total e impostos.
Software de faturação certificado pela AT
O Wincreche está certificado desde 2010 pela Autoridade Tributária, tendo o certificado Nº 249.
E muito mais
Definição de acessos dos utilizadores
Possibilidade de criar diferentes utilizadores com diferentes níveis de acesso.
Gestão de lista de espera e inscrições On-Line
Gestão da lista de espera e definição dos respectivos critérios de prioridade.
Também pode disponibilizar no seu próprio site Institucional um formulário de pedido de inscrição que é automaticamente enviado para o Wincreche.
Cálculo automático de mensalidades
Cálculo automático das mensalidades dos alunos usando as tabelas de comparticipação da Segurança Social e regras de cálculo para o apuramento do rendimento per capita do agregado familiar e respetivo valor de comparticipação.
Também pode calcular com base na anuidade e escalões de comparticipação do Ministério da Educação
Os dados e a forma de apuramento do rendimento per capita são completamente personalizáveis.
Controlo automático de entradas e saídas
Possibilidade de controlar as entradas e saídas das crianças e interligar essa informação com vários processos como:
- a consulta de presenças e ausências a qualquer moment.o
- a consulta de presenças associada a serviços da criança (p. ex. saber quantas crianças estão presentes num determinado momento e que almoçam no estabelecimento).
- a sugestão automática de faturação de prolongamentos e/ou de descontos por períodos de ausência de acordo com as regras da instituição.
- a possibilidade de definir em cada situação se a regra se aplica ou não e se obriga ou não a ser justificada.
O mesmo sistema também pode ser utilizado para controlar entradas e saídas de colaboradores.
Um sistema completo para a sua instituição
A sua instituição tem outras Respostas Sociais e/ou necessita de um sistema integrado que responda a diferentes necessidades?
Conheça o software Desafio que o pode ajudar.
di.Stocks
Faça o controlo e gestão de stock, com opção de ligação automática das vendas e consumos que realiza no Wincreche.
di.Tesouraria
Controle as caixas e contas bancárias da instituição e todos os movimentos que registar no Wincreche.
Faça a conciliação bancária automática com base no extracto bancário electrónico e a conciliação automática de documentos com o portal eFatura.
di.Valências
Gestão das valências de ERPI, centro de dia e apoio domiciliário.
Uma gestão completa das candidaturas, lista de espera, processos de utentes, planos de desenvolvimento e planos de cuidados.
Registo de cuidados e das actividades de vida diária dos utentes.
di.Sócios
Gestão da base de dados dos Irmãos das Misericórdias ou Sócios das IPSS’s e tudo o que está implicado nesta gestão.
di.Salários
Tem tudo o que pode esperar de um programa de gestão de pessoal. Dá resposta a todas as exigências legais, cria de forma automática todos os ficheiros informáticos em vigor para a gestão de pessoal, efectua todos os processamentos e cálculos de forma automática e simples para o utilizador, dá todos os elementos necessários sobre o processamento de vencimentos e a gestão de pessoal e interliga-se de forma totalmente automática com a contabilidade.
di.Contabilidade
Muito mais do que um software de contabilidade, esta aplicação é uma ferramenta preciosa na gestão de qualquer Instituição. Sendo absolutamente configurável em todos os parâmetros principais de funcionamento, foi, em primeiro lugar, especificamente desenvolvida para o Sector da Economia Social tendo em conta, não apenas as obrigações legais, mas também a forma diferenciada de gestão e funcionamento das Misericórdias e das outras IPSS.
Equipa Desafio
Na Desafio, com 30 anos de experiência, sabemos quão importante é o apoio, o acompanhamento e a resposta rápida às necessidades e questões dos clientes e utilizadores.
Com o Wincreche além de um software tem uma equipa próxima, experiente e aberta para que a evolução do software se faça acompanhando a evolução da sua instituição.